BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 – (1) Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunun 18. Maddesinin (m) bendi gereği hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Belediye: Ceyhan Belediyesi’ni,
b) Büyükşehir: Adana Büyükşehir Belediyesini,
c) Encümen: Ceyhan Belediye Encümenini,
d) Meclis: Ceyhan Belediye Meclisini,
e) Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü İfade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Personel, Teşkilat ve Bağlılık

Personel ve Teşkilat
MADDE 5 – (1) Müdürlüğün Personel yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Şef
c) Memurlar
d) Koruma ve şoförler
e) Hizmetli Personel
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Kalem Bürosu
c) Sekretarya
(3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu” ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapılabilir.
(4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

Bağlılık
MADDE 6 – Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün görevleri
MADDE 7 – (1) Özel Kalem müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Başkanın günlük programlarını yapmak.
b) Başkana intikal eden sözlü ya da yazılı talepleri, günlük olarak takip etmek.
c) Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlamak.
d) Başkanın özel resmi yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
e) Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere sevk edip, Başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetleyerek Başkanın bilgisine sunmak.
f) Temsil ve ağırlama hizmetlerini yapmak.

Müdürlük yetkisi
MADDE 8 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu
MADDE 9 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görevleri
MADDE 10 – (1)
Özel Kalem Müdürünün görevleri aşağıdaki gibidir.
a) Müdür, iş ve işlemlerden dolayı doğrudan Belediye Başkanına karşı sorumlu olup, kendisine verilen görevleri yürütürken, işlemlerini kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer yasal mevzuata uygun olarak zamanında yapmak ve neticelendirmekten sorumludur.
b) Müdürlüğün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1.Sicil ve Disiplin Amiridir.
c) Müdürlüğün yönetimindeki tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
d) Özel kalem müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
e) Yasa ve yönetmeliklerle belirlenmiş görevler doğrultusunda gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını sağlar.
f) Belediye başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurları yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
g) Müdürlük personeline yasalarda belirtilen ödül ve ceza verme yetkisine sahiptir.
h) Personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için hizmet içi eğitimlere katılmalarını sağlar.
i) Başkan tarafından tevdii edilen yasalara uygun diğer görevleri de yerine getirir.
j) Başkanlık makamının protokol iş ve işlemlerini düzenleterek yürütülmesini sağlamak.
k) Temsil, ağırlama ve tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapılmasını sağlamak.
l) Başkanlık makamının resmi ve özel haberleşmelerini organize ettirmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
m) Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ettirmek ve Başkanlık Makamına sunmak.
n) Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması.
o) Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak.
p) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak.
q) Müdürlük personelinin disiplin amiri olup; Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak.
r) Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak.
s) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; Süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üreterek uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek.
t) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
u) Gizli ve hassas evraklar Başkana bilgi verilmek sureti ile mahremiyet ilkesi de gözetilerek sadece ilgili müdürlüğe teslim edilir.
v) Emrinde çalışan personelin özlük ve disiplin amirliği görevini yürütmek, disiplin amiri sıfatı ile personeli hakkında yapılması gereken soruşturmalarla ilgili ifade alma, işlemlerinin gizlilik ve titizlikle yapılmasını sağlamak.
w) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak.

Şefin görev yetki ve sorumluluğu
MADDE 11 – (1) Şefin görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Müdüre karşı sorumludur.
b) Kendisine bağlı bulunan personelin çalışmasına nezaret eder.
c) Müdürlükçe verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar veya memurlar vasıtasıyla yaptırır.
d) Müdürlüğe ait genelge, yönetmelik ve kararları, kurum içi bildiri ve duyuruları personele tebliğ eder.
e) Personelin devamı ve mesai durumlarını kontrol eder.

Memurların görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12 – (1) Memurların görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden şefe karşı sorumludur.
b) Amirlerin verdiği görevleri yasalara uygun hızlı etkin verimli bir şekilde yapar. .
c) İşlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.
d) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
e) Müdür, tarafından havale edilen evrakları gerekli işlemlerini yazışmalarını yapar, müdüre sunar.
f) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütür.
g) Başkanın ve Müdürlüğün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini arşivlenmesini, sekreterlik görevini şefe bağlı olarak yapar.

Taşınır kayıt yetkililerinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 13 – (1) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, harcama yetkilisi tarafından memuriyet ya da çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini usule uygun şekilde yapabilecek niteliğe sahip personel arasından seçilir.
(2) Taşınır kayıt yetkilisi görev yetki ve sorumlulukları şunlardır.
a) Müdürlüğün edinilen taşınırlarının muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek, konsolide görevlisine göndermek.
d) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak.
e) Tüketime ve kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
f) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
g) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
h) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
I) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak, harcama yetkilisine sunmak üzere Birim Taşınır Kontrol yetkilisine teslim etmek.
i) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek ve sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
j) Sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlardan sorumlu olmak.
k) Kullanıma verilen taşınırları Taşınır Teslim Belgesi düzenleyerek kullanıcıya teslim etmek,
l) Dönemsel Tüketim Raporlarını ( 3 aylık) hazırlayarak en geç dönemin son iş günü Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
m) Sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılmamak.

Taşınır kontrol yetkililerinin görev, yetki ve sorumlulukları
a) Taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemler ile düzenlediği belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmek.
b) Taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerine imza atmak.

Koruma ve Şoförlerin görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 14 – Belediye Başkanının şehir içi – şehir dışı ulaşımını ve Belediye içinde ve dışında güvenlik ile ilgili konularda karşılaşılabilecek her türlü tedbiri alır ve uygular.

Hizmetlilerin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 15 – (1) Belediye Başkanı, Başkanlık Misafirleri ve Özel Kalem Müdürlüğü misafirlerinin ağırlanmasından ve ikramdan sorumludur.
(2) Başkanlık Makamı ile Özel Kalem Müdürlüğünün her türlü temizliğini yapar veya yaptırır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin planlanması
MADDE 17 – (1) Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi
MADDE 18 – (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği
MADDE 19 – (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 20 – (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
(2) Müdürlüğün Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 21 – (1) Gelen ve giden evrakların kayıt ve havale işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdür evrakı ilgili personele havale eder. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Arşivleme ve dosyalama
MADDE 22 –
a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
c) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

Kullanılan defter ve klasörler
MADDE 23 – (1) Müdürlükte iç ve dış yazışmaların dağıtımının

YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri
MADDE 24 –
a) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
b) Müdür 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
c) Özel Kalem Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Çeşitli hükümler
MADDE 25 – (1) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

(2) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 26 – (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE 27 – (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü mahallin en Büyük Mülki Amirine sunulmasıyla yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 28 – (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, 07.07.2014 tarih ve 56 sayılı meclis kararıyla yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

Yürütme
MADDE 29 – (1)Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.